checkpro.vn

Hướng dẫn Khai báo Hồ sơ Doanh nghiệp trên Mobile App (CheckPro Manager)

Tài liệu này hướng dẫn người dùng cuối (Business Admin / Chủ doanh nghiệp) cách sử dụng ứng dụng di động CheckPro Manager để tạo mới, cập nhật và nộp Hồ sơ doanh nghiệp lên hệ thống để phê duyệt.

1. Giới thiệu tổng quan

Tính năng Hồ sơ doanh nghiệp (Business Profile) trên Mobile App cho phép doanh nghiệp hoàn thiện thông tin pháp lý, thông tin liên hệ và tải lên các chứng từ/giấy phép cần thiết ngay trên điện thoại di động.

Các tính năng nổi bật:

  • Tự động lưu nháp: Ứng dụng tự động lưu lại các thông tin bạn đang nhập dở sau mỗi 30 giây để tránh mất dữ liệu.
  • Tài liệu động (Dynamic Documents): Biểu mẫu nhập thông tin cho từng loại giấy tờ (như CCCD, GPKD...) sẽ tự động thay đổi dựa trên cấu hình do ban quản lý CheckPro thiết lập.
  • Theo dõi trạng thái phê duyệt: Hiển thị trực quan thanh tiến trình và lịch sử duyệt hồ sơ.

2. Các bước cập nhật hồ sơ

Để truy cập tính năng này:

  1. Mở ứng dụng CheckPro Manager.
  2. Đăng nhập vào tài khoản của bạn.
  3. Từ màn hình chính, chọn mục Hồ sơ doanh nghiệp (hoặc truy cập qua tab menu).

Màn hình Hồ sơ được chia làm 4 thẻ chính:

Thẻ 1: Thông tin cơ bản (Basic Info)

  • Điền các thông tin trọng yếu như: Tên doanh nghiệp, Loại hình tổ chức (Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh, Cá nhân...), Mã số thuế.
  • Cung cấp mô tả ngắn và thiết lập Logo / dải thông báo cho doanh nghiệp.

Thẻ 2: Thông tin liên hệ (Contact)

  • Cập nhật số điện thoại Hotline, Email, Địa chỉ trụ sở, và tên Người đại diện liên hệ.

Thẻ 3: Tài liệu (Documents)

  • Đây là nơi tải lên các chứng từ pháp lý như Căn cước công dân (CCCD), Giấy phép kinh doanh (GPKD), Chứng nhận ISO, FDA...
  • Xem chi tiết tại mục 3. Hướng dẫn Tải lên Tài liệu bên dưới.

Thẻ 4: Hiển thị cho người dùng

  • Bật/tắt các cấu hình cho phép người tiêu dùng nhìn thấy gì khi quét mã QR (VD: Có hiển thị giấy phép hay không, có hiển thị địa chỉ công ty hay không).

3. Hướng dẫn chi tiết tính năng Tải lên Tài liệu

Với phiên bản mới, tính năng tải liệu đính kèm đã trở nên thông minh và linh hoạt hơn rất nhiều:

  1. Thêm tài liệu mới: Nhấn vào nút dấu cộng (+) hoặc nút Thêm tài liệu.

    • Lưu ý: Nếu bạn đang tạo hồ sơ mới tinh, hệ thống sẽ tự động thực hiện "Lưu nháp" hồ sơ trước khi mở cửa sổ tải tài liệu. Bạn sẽ thấy biểu tượng tải (đang tải) nhỏ xuất hiện trên nút bấm trong vài giây.

  2. Chọn loại giấy tờ: Cuộn ngang để chọn loại giấy tờ bạn muốn tải lên (CCCD, GPKD, Chứng nhận...).

  3. Chọn file ảnh: Nhấn nút Chọn ảnh từ thư viện để tải lên một hoặc nhiều ảnh chụp giấy tờ.

  4. Đọc kỹ các "Lưu ý" (Nếu có):

    • Tùy thuộc vào loại giấy tờ, ban quản trị hệ thống có thể cấu hình các câu nhắc nhở quan trọng (Ví dụ: "Cần tải lên ảnh rõ nét 2 mặt").
    • Câu nhắc nhở này sẽ xuất hiện dưới dạng một khung thông báo màu xanh lơ, có chữ in đậm rõ ràng để bạn dễ đọc.

  5. Điền thông tin phụ:

    • Ứng dụng sẽ tự động tải biểu mẫu nhập liệu tương ứng với loại giấy tờ bạn chọn.
    • Các trường có dấu sao * màu đỏ là bắt buộc nhập.
    • Hệ thống sẽ báo lỗi màu đỏ ngay dưới ô nhập liệu nếu bạn điền sai định dạng (ví dụ: Mã số thuế chứa ký tự chữ, hoặc số CCCD không đủ 12 số).

  6. Lưu lại: Nhấn Thêm tài liệu để hoàn tất tải lên.

4. Xử lý tài liệu cũ (Legacy Documents)

Thỉnh thoảng, ban quản trị CheckPro có thể thay đổi chính sách và yêu cầu nhập thêm thông tin mới cho một loại giấy tờ bạn đã từng nộp trước đây.

  • Lúc này, trên giao diện danh sách tài liệu của bạn, giấy tờ đó sẽ xuất hiện một nhãn cảnh báo màu vàng/cam với dòng chữ "Cấu hình cũ".
  • Cách xử lý: Bạn chỉ cần nhấn biểu tượng "Chỉnh sửa" (Hình cây bút), điền thêm phần thông tin còn thiếu theo biểu mẫu mới hiện ra, và bấm Lưu. Nhãn cảnh báo sẽ tự động biến mất.

5. Nộp hồ sơ (Gửi)

Sau khi điền đầy đủ các thông tin và tải lên các giấy tờ bắt buộc:

  1. Cuộn lên đầu trang, bạn sẽ thấy Danh sách điều kiện nộp hồ sơ.
  2. Kiểm tra xem tất cả các mục trong Danh sách kiểm tra đã có dấu tích xanh (✓) chưa.
  3. Nếu thanh tiến trình đạt 100% (Màu xanh lá cây), nút biểu tượng máy bay giấy (Send/Gửi) ở góc phải trên cùng màn hình sẽ sáng lên.
  4. Nhấn vào biểu tượng Máy bay giấy -> Chọn Xác nhận gửi.
  5. Trạng thái hồ sơ của bạn sẽ chuyển từ Bản nháp sang Đang chờ duyệt.

⚠️ Lưu ý: Khi hồ sơ đang ở trạng thái Chờ duyệt, bạn sẽ không thể chỉnh sửa thông tin. Hãy chờ phản hồi từ Ban quản trị (Phê duyệt hoặc Yêu cầu bổ sung thông tin) qua hệ thống Thông báo (Notification) trên App.