Hướng dẫn sử dụng — Quản lý trạng thái tem (UC-M-09)

Phiên bản: 1.0
Ngày cập nhật: 15/02/2026
Đối tượng: Quản trị viên (Admin) doanh nghiệp và Người dùng cuối

Mục lục

Giới thiệu
Vòng đời trạng thái tem
Dành cho Quản trị viên (Admin)
- 3.1. Xem thống kê trạng thái tem
- 3.2. Phân phối tem
- 3.3. Thu hồi tem
- 3.4. Ý nghĩa các trạng thái trên giao diện
Dành cho Người dùng cuối
- 4.1. Quét mã QR trên sản phẩm
- 4.2. Các kết quả khi quét
- 4.3. Xử lý khi gặp cảnh báo
Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giới thiệu

Tính năng Quản lý trạng thái tem giúp theo dõi vòng đời của mỗi tem xác thực sản phẩm — từ lúc được tạo ra, in ấn, phân phối đến tay đại lý, cho đến khi người tiêu dùng quét mã để xác thực sản phẩm chính hãng.

Lợi ích chính

Đối tượng	Lợi ích
Doanh nghiệp	Kiểm soát được tem đang ở giai đoạn nào, phát hiện và xử lý bất thường nhanh chóng
Nhà phân phối	Đảm bảo chỉ nhận tem đã được phân phối chính thức
Người tiêu dùng	Yên tâm khi quét mã — hệ thống cho biết rõ sản phẩm đã được kích hoạt hay chưa, có bị thu hồi không

2. Vòng đời trạng thái tem

Mỗi tem trải qua các giai đoạn sau:

  ① Đã tạo  →  ② Đã tạo mã  →  ③ Đã phân phối  →  ④ Đã kích hoạt
                                                       │
                                                       ▼
                                                  ⑤ Hết hạn
  
  ⑥ Đã thu hồi ← (có thể xảy ra từ bất kỳ giai đoạn nào)

#	Trạng thái	Biểu tượng	Mô tả dễ hiểu
①	Đã tạo	🔘 Xám	Tem mới được tạo trong hệ thống, chưa in ra
②	Đã tạo mã	🔵 Xanh dương	Mã QR đã được sinh, sẵn sàng xuất file / in tem
③	Đã phân phối	🟠 Cam	Tem đã giao cho đại lý / nhà phân phối
④	Đã kích hoạt	🟢 Xanh lá	Người dùng đã quét mã xác thực lần đầu tiên
⑤	Hết hạn	🟡 Vàng	Tem đã quá hạn sử dụng
⑥	Đã thu hồi	🔴 Đỏ	Tem bị Admin thu hồi do lỗi hoặc phát hiện bất thường

3. Dành cho Quản trị viên (Admin)

3.1. Xem thống kê trạng thái tem

Cách truy cập:

Đăng nhập vào trang quản trị (Admin).
Vào menu Quản lý tem hoặc Đợt mã (Identifier QR).
Nhấn vào một đợt mã cụ thể để xem chi tiết.

Trên trang chi tiết đợt mã, bạn sẽ thấy:

Thanh tiến trình trạng thái: Hiển thị tỷ lệ % tem ở mỗi trạng thái bằng các màu khác nhau.
Bảng chi tiết: Số lượng tem cụ thể cho từng trạng thái.

Ví dụ:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│           Trạng thái tem                     │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ ████████████░░░░░░░░░░░░░░░░  42%           │
│                                              │
│ 🔘 Đã tạo         :     0 tem               │
│ 🔵 Đã tạo mã      :    58 tem               │
│ 🟠 Đã phân phối   :    42 tem               │
│ 🟢 Đã kích hoạt   :     0 tem               │
│ 🟡 Hết hạn        :     0 tem               │
│ 🔴 Đã thu hồi     :     0 tem               │
│                          ─────               │
│                   Tổng: 100 tem              │
│                                              │
│  [🚀 Phân phối]    [⚠️ Thu hồi]             │
└─────────────────────────────────────────────┘

3.2. Phân phối tem

Phân phối tem nghĩa là đánh dấu tem đã được giao cho đại lý, nhà phân phối hoặc kho vận. Thao tác này thay đổi trạng thái tem từ "Đã tạo mã" sang "Đã phân phối".

Điều kiện: Chỉ tem đang ở trạng thái "Đã tạo mã" (Generated) mới có thể phân phối.

Các bước thực hiện:

Truy cập trang chi tiết đợt mã.
Tại vùng Trạng thái tem, nhấn nút [Phân phối].

Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận:

┌────────────────────────────────────────┐
│        Xác nhận phân phối               │
│                                          │
│  Bạn có chắc muốn phân phối tất cả      │
│  tem "Đã tạo mã" trong đợt mã này?      │
│                                          │
│  Số tem sẽ phân phối: 58 tem            │
│                                          │
│       [Hủy]       [Xác nhận]            │
└────────────────────────────────────────┘

Nhấn [Xác nhận] để thực hiện.
Hệ thống sẽ:
- Chuyển tất cả tem "Đã tạo mã" → "Đã phân phối"
- Ghi lại lịch sử thay đổi
- Hiển thị thông báo "Đã phân phối X tem thành công"
- Tự động cập nhật thống kê

Lưu ý:

Tem ở trạng thái khác (ví dụ: đã kích hoạt, đã thu hồi) sẽ không bị ảnh hưởng.
Nếu không có tem nào ở trạng thái "Đã tạo mã", nút [Phân phối] sẽ không hiển thị.

3.3. Thu hồi tem

Thu hồi tem là hành động ngừng hiệu lực tem do phát hiện lỗi, gian lận, hoặc các vấn đề chất lượng. Sau khi thu hồi, người dùng quét tem sẽ nhận được cảnh báo.

Điều kiện:

Tem ở bất kỳ trạng thái nào (trừ "Đã thu hồi") đều có thể thu hồi.
Bắt buộc nhập lý do thu hồi (ít nhất 10 ký tự).

Các bước thực hiện:

Truy cập trang chi tiết đợt mã.
Tại vùng Trạng thái tem, nhấn nút [Thu hồi].

Hệ thống hiển thị hộp thoại yêu cầu nhập lý do:

┌────────────────────────────────────────┐
│          Thu hồi tem                    │
│                                          │
│  ⚠️ Hành động này không thể hoàn tác!   │
│                                          │
│  Lý do thu hồi*:                        │
│  ┌──────────────────────────────────┐   │
│  │ Phát hiện lô sản phẩm bị lỗi    │   │
│  │ đóng gói, cần thu hồi toàn bộ   │   │
│  │ tem của đợt này.                 │   │
│  └──────────────────────────────────┘   │
│  (* Ít nhất 10 ký tự)                   │
│                                          │
│       [Hủy]     [Xác nhận thu hồi]      │
└────────────────────────────────────────┘

Nhập lý do thu hồi (ví dụ: "Phát hiện lô sản phẩm bị lỗi đóng gói").
Nhấn [Xác nhận thu hồi].
Hệ thống sẽ:
- Chuyển tất cả tem chưa bị thu hồi → "Đã thu hồi"
- Ghi lại lý do thu hồi và thời điểm vào lịch sử
- Hiển thị thông báo "Đã thu hồi X tem thành công"

⚠️ Lưu ý quan trọng:

Hành động thu hồi không thể hoàn tác. Tem đã thu hồi không thể chuyển lại trạng thái trước đó.
Khi tem bị thu hồi, người tiêu dùng quét mã sẽ thấy cảnh báo đỏ và thông tin sản phẩm sẽ bị ẩn.
Lý do thu hồi sẽ được lưu lại cho mục đích kiểm tra (audit).

3.4. Ý nghĩa các trạng thái trên giao diện

Trạng thái	Màu huy hiệu	Ý nghĩa cho Admin	Hành động có thể thực hiện
🔘 Đã tạo	Xám	Tem mới tạo, hệ thống đang xử lý	Chờ hệ thống sinh mã QR
🔵 Đã tạo mã	Xanh dương	QR đã sinh, sẵn sàng xuất file / in tem	Phân phối hoặc Thu hồi
🟠 Đã phân phối	Cam	Tem đã giao cho đại lý	Thu hồi (nếu cần)
🟢 Đã kích hoạt	Xanh lá	Người tiêu dùng đã xác thực	Thu hồi (nếu phát hiện vấn đề)
🟡 Hết hạn	Vàng	Tem đã quá hạn sử dụng	Thu hồi (nếu cần)
🔴 Đã thu hồi	Đỏ	Tem bị vô hiệu hóa	Không có hành động khả dụng

4. Dành cho Người dùng cuối

4.1. Quét mã QR trên sản phẩm

Mỗi sản phẩm có 2 mã QR:

	Mã QR1 (Công khai)	Mã QR2 (Bảo mật)
Vị trí	Bên ngoài bao bì	Dưới lớp seal / bên trong hộp
Mục đích	Xem thông tin sản phẩm cơ bản	Xác thực chính hãng + kích hoạt bảo hành
Ai có thể quét	Bất kỳ ai	Chỉ người mua sau khi mở hộp

Cách quét:

Mở ứng dụng camera trên điện thoại hoặc app quét QR.
Hướng camera vào mã QR trên sản phẩm.
Nhấn vào link hiện ra trên màn hình.
Trang xác thực sản phẩm sẽ hiển thị kết quả.

💡 Mẹo: Để xác thực chính hãng, hãy cạo lớp phủ bạc (hoặc mở hộp sản phẩm) và quét mã QR2 bên trong — đây mới là mã bảo mật thực sự.

4.2. Các kết quả khi quét

✅ Kết quả 1: Sản phẩm chính hãng — Kích hoạt thành công

┌─────────────────────────────────────┐
│         ✅ CHÍNH HÃNG               │
│                                      │
│  Sản phẩm chính hãng                │
│  Kích hoạt thành công!              │
│                                      │
│  ┌─────────────┐                    │
│  │  [Ảnh SP]   │  Tên sản phẩm     │
│  │             │  Thương hiệu XYZ  │
│  └─────────────┘  SKU: ABC-123     │
│                                      │
│  📅 Kích hoạt lúc: 15/02/2026      │
│     10:30:25                        │
│                                      │
│  Đây là lần quét đầu tiên.         │
│  Sản phẩm của bạn là hàng chính    │
│  hãng!                              │
└─────────────────────────────────────┘

Ý nghĩa: Bạn là người đầu tiên quét mã bảo mật này → sản phẩm chưa bị mở trước đó → sản phẩm chính hãng. Thời điểm kích hoạt được ghi lại vĩnh viễn.

✅ Kết quả 2: Sản phẩm chính hãng — Đã kích hoạt trước đó

┌─────────────────────────────────────┐
│         ✅ CHÍNH HÃNG               │
│                                      │
│  Sản phẩm chính hãng                │
│                                      │
│  ┌─────────────┐                    │
│  │  [Ảnh SP]   │  Tên sản phẩm     │
│  │             │  Thương hiệu XYZ  │
│  └─────────────┘                    │
│                                      │
│  📅 Đã kích hoạt: 10/02/2026       │
│     08:15:42                        │
│                                      │
│  Sản phẩm đã được kích hoạt        │
│  trước đó.                          │
└─────────────────────────────────────┘

Ý nghĩa: Sản phẩm là hàng chính hãng nhưng đã có người quét mã trước bạn. Nếu bạn mua sản phẩm mới nguyên seal, hãy liên hệ nơi bán để kiểm tra.

⚠️ Kết quả 3: Tem chưa được phân phối chính thức

┌─────────────────────────────────────┐
│         ℹ️ THÔNG BÁO                │
│                                      │
│  Tem chưa được phân phối            │
│  chính thức                         │
│                                      │
│  Sản phẩm này chưa được phân phối  │
│  chính thức qua hệ thống. Vui      │
│  lòng liên hệ nhà sản xuất để     │
│  xác minh.                          │
└─────────────────────────────────────┘

Ý nghĩa: Mã QR tồn tại trong hệ thống nhưng sản phẩm chưa được nhà sản xuất phân phối chính thức ra thị trường. Có thể sản phẩm đang trong giai đoạn sản xuất hoặc chưa giao cho đại lý.

Bạn nên: Liên hệ nhà sản xuất hoặc đại lý bán hàng để xác minh nguồn gốc sản phẩm.

⚠️ Kết quả 4: Tem đã hết hạn

┌─────────────────────────────────────┐
│         ⚠️ CẢNH BÁO                 │
│                                      │
│  Tem đã hết hạn                     │
│                                      │
│  Tem này đã hết hạn sử dụng.       │
│  Sản phẩm có thể đã quá hạn        │
│  bảo hành hoặc hạn sử dụng.        │
│                                      │
│  Vui lòng kiểm tra thông tin        │
│  trên bao bì sản phẩm.             │
└─────────────────────────────────────┘

Ý nghĩa: Mã tem đã quá thời hạn hiệu lực do nhà sản xuất thiết lập. Điều này có thể do sản phẩm đã quá hạn sử dụng.

Bạn nên: Kiểm tra hạn sử dụng ghi trên bao bì. Không sử dụng sản phẩm nếu đã quá hạn.

🚨 Kết quả 5: Tem đã bị thu hồi

┌─────────────────────────────────────┐
│         🚨 CẢNH BÁO NGHIÊM TRỌNG   │
│                                      │
│  Tem đã bị thu hồi                  │
│                                      │
│  Tem này đã bị nhà sản xuất thu    │
│  hồi. Sản phẩm có thể không đảm   │
│  bảo chất lượng.                    │
│                                      │
│  Lý do: Phát hiện lô hàng bị lỗi   │
│  đóng gói                           │
│                                      │
│  ⚠️ KHÔNG nên sử dụng sản phẩm     │
│  này. Vui lòng liên hệ nhà sản    │
│  xuất hoặc nơi bán hàng.           │
└─────────────────────────────────────┘

Ý nghĩa: Nhà sản xuất đã chủ động thu hồi tem này, thường do phát hiện lỗi chất lượng, gian lận phân phối, hoặc các vấn đề an toàn.

Bạn nên:

Không sử dụng sản phẩm.
Liên hệ nhà sản xuất hoặc cửa hàng nơi mua để được đổi/trả.
Giữ lại sản phẩm và hóa đơn làm bằng chứng.

4.3. Xử lý khi gặp cảnh báo

Kết quả quét	Mức độ	Bạn nên làm gì
✅ Kích hoạt thành công	An toàn	Yên tâm sử dụng sản phẩm
✅ Đã kích hoạt trước đó	Bình thường	Nếu mua mới nguyên seal → liên hệ nơi bán
ℹ️ Chưa phân phối	Cẩn thận	Liên hệ nhà sản xuất xác minh
⚠️ Hết hạn	Cảnh giác	Kiểm tra HSD trên bao bì
🚨 Đã thu hồi	Nguy hiểm	KHÔNG sử dụng — liên hệ nhà sản xuất

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dành cho Admin

Q1: Tôi phân phối tem nhầm, có thể hoàn tác không?

Hiện tại hệ thống không hỗ trợ hoàn tác thao tác phân phối. Tuy nhiên, bạn có thể thu hồi tem nếu cần, sau đó tạo đợt mã mới.

Q2: Tôi có thể phân phối chỉ một số tem trong đợt không?

Hiện tại tính năng phân phối áp dụng cho tất cả tem "Đã tạo mã" trong một đợt mã. Không thể chọn từng tem cụ thể qua giao diện.

Q3: Tem hết hạn tự động hay tôi phải cập nhật thủ công?

Hệ thống tự động kiểm tra và chuyển tem sang "Hết hạn" mỗi 15 phút dựa trên trường Ngày hết hạn (ExpiresAt). Bạn không cần can thiệp thủ công.

Q4: Lý do thu hồi có hiển thị cho người tiêu dùng không?

Có, khi người tiêu dùng quét tem đã bị thu hồi, lý do thu hồi sẽ được hiển thị trên trang kết quả quét. Hãy nhập lý do rõ ràng, phù hợp.

Q5: Thống kê trạng thái tem cập nhật ngay lập tức không?

Có, thống kê được cập nhật ngay lập tức sau mỗi thao tác phân phối hoặc thu hồi. Bạn cũng có thể nhấn nút Làm mới (🔄) để tải lại dữ liệu mới nhất.

Q6: Ai thực hiện thao tác phân phối/thu hồi được ghi lại không?

Có, hệ thống ghi nhận đầy đủ người thực hiện, thời gian, và lý do (nếu có) cho mỗi thay đổi trạng thái vào Lịch sử trạng thái tem (Stamp Status History) phục vụ kiểm tra và truy vết.

Dành cho Người tiêu dùng

Q7: Mã QR1 và QR2 khác nhau thế nào?

QR1 (công khai): In trên bao bì bên ngoài. Ai cũng có thể quét để xem thông tin sản phẩm cơ bản.
QR2 (bảo mật): Ẩn bên trong (dưới seal/nhãn cào). Chỉ người mua mới có thể quét sau khi mở sản phẩm. Đây mới là mã xác thực chính hãng thực sự.

Q8: Tại sao quét QR2 lại hiện "Đã kích hoạt trước đó"?

Có hai khả năng:

Bạn đã quét trước đó — mã chỉ cần kích hoạt 1 lần.
Ai đó đã quét trước bạn — nếu sản phẩm vẫn nguyên seal khi bạn mua, đây có thể là dấu hiệu bất thường. Hãy liên hệ nơi bán hàng.

Q9: Tôi quét QR nhưng không thấy thông tin sản phẩm?

Điều này xảy ra khi tem đã bị thu hồi. Thông tin sản phẩm bị ẩn để bảo vệ người tiêu dùng. Hãy đọc kỹ thông báo cảnh báo và không sử dụng sản phẩm.

Q10: Kết quả "Chưa phân phối chính thức" có nghĩa sản phẩm giả không?

Không nhất thiết. Mã QR tồn tại trong hệ thống nhưng sản phẩm có thể đang trong quá trình vận chuyển hoặc chưa được nhà sản xuất đánh dấu phân phối. Tuy nhiên, bạn nên cẩn thận và liên hệ nhà sản xuất để xác minh.

Q11: Quét mã QR có mất phí không?

Không, việc quét mã QR để xác thực sản phẩm hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần kết nối Internet để truy cập trang kết quả.

Phụ lục

A. Sơ đồ tổng quan luồng hoạt động

Nhà sản xuất (Admin)              Hệ thống                    Người tiêu dùng
─────────────────────      ────────────────────        ────────────────────
                           
1. Tạo đợt mã      ────► Tem = "Đã tạo" (🔘)
                           
2. Sinh mã QR       ────► Tem = "Đã tạo mã" (🔵)
                           
3. In tem, dán SP
                           
4. Phân phối        ────► Tem = "Đã phân phối" (🟠)
                           
5. Giao SP cho NTD
                                                        6. Mua & mở sản phẩm
                                                        
                                                        7. Quét QR2 ────────►
                           Tem = "Đã kích hoạt" (🟢) ◄────────────────────
                                                        
                           ◄──── Hiển thị "Chính hãng"
                                                        
                           ⏰ 15 phút/lần kiểm tra     
                           Tem quá hạn → "Hết hạn" (🟡)
                           
[Thu hồi nếu cần]  ────► Tem = "Đã thu hồi" (🔴)

B. Bảng quy tắc chuyển trạng thái

Từ trạng thái	Có thể chuyển sang	Ai thực hiện
Đã tạo	→ Đã tạo mã	Hệ thống (tự động khi sinh QR)
Đã tạo mã	→ Đã phân phối	Admin (thủ công)
Đã tạo mã	→ Đã thu hồi	Admin (thủ công)
Đã phân phối	→ Đã kích hoạt	Hệ thống (tự động khi quét QR2)
Đã phân phối	→ Đã thu hồi	Admin (thủ công)
Đã kích hoạt	→ Hết hạn	Hệ thống (tự động)
Đã kích hoạt	→ Đã thu hồi	Admin (thủ công)
Bất kỳ (trừ Thu hồi)	→ Hết hạn	Hệ thống (khi ExpiresAt < hiện tại)
Bất kỳ (trừ Thu hồi)	→ Đã thu hồi	Admin (thủ công, cần lý do)

Hỗ trợ: Nếu bạn gặp vấn đề khi sử dụng tính năng này hoặc cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ bộ phận kỹ thuật.